Termos de Uso da secretarIA

1. Quem somos e definições

1.1. A secretarIA é um produto da BRAIN AI INOVA SIMPLES (I.S.), empresa simples de inovação inscrita no CNPJ sob o nº 66.977.878/0001-90, com sede na Avenida Alberto Lamego, nº 555, Parque Califórnia, Campos dos Goytacazes/RJ, CEP 28.016-811 ("Brain" ou "nós").

1.2. Nestes Termos:

• secretarIA ou Serviço: a secretária virtual da Brain, composta pelo assistente que conversa com os pacientes, pelas integrações com a agenda e o e-mail da clínica e pelas telas de configuração e acompanhamento usadas pela clínica.
• Assistente: a parte automatizada da secretarIA que responde às mensagens, combinando um fluxo guiado por botões e listas com um modelo de inteligência artificial (IA) de terceiro.
• Clínica: a pessoa jurídica ou o profissional de saúde que contrata a secretarIA para atender seus pacientes.
• Equipe da Clínica: as pessoas autorizadas pela Clínica a usar o Console (por exemplo, sócios, profissionais de saúde e secretárias).
• Paciente ou você: a pessoa que conversa com a secretarIA para ser atendida por uma Clínica, para si ou para outra pessoa.
• Portal do Paciente ou Portal: a página de conversa, acessada pelo navegador a partir do link ou código divulgado pela Clínica, onde o Paciente fala com a secretarIA e com a Equipe da Clínica.
• Conta do Portal: o acesso do Paciente ao Portal, identificado pelo e-mail e confirmado por código enviado a esse e-mail.
• Console: as telas de uso da Clínica, onde a Equipe da Clínica configura a secretarIA, acompanha e assume conversas e gerencia a agenda.

2. O que é a secretarIA

2.1. A secretarIA atende, em nome da Clínica, as mensagens dos pacientes. Ela pode: apresentar os serviços, profissionais, convênios, dias e horários que a Clínica cadastrou; marcar, remarcar e cancelar atendimentos na agenda da Clínica; enviar confirmações, lembretes e avisos sobre o atendimento; responder dúvidas práticas com base nas informações que a Clínica registrou (como endereço, horário de funcionamento, valores e preparo); e passar a conversa para a Equipe da Clínica quando necessário ou quando você pedir.

2.2. O Assistente usa um fluxo guiado por botões e listas e, para entender mensagens escritas livremente, um modelo de linguagem fornecido por terceiro. A forma como os dados são protegidos nesse uso está descrita na Política de Privacidade.

2.3. Hoje a secretarIA atende pelo Portal do Paciente. O atendimento pelo WhatsApp é um canal previsto para o futuro; quando estiver disponível para uma Clínica, estes Termos também se aplicarão a ele, junto com os termos do próprio WhatsApp.

2.4. A secretarIA não é serviço de saúde, telemedicina ou teleconsulta (Resolução CFM nº 2.314/2022), não pratica ato privativo de profissional de saúde, não é canal de emergência e não substitui o prontuário do paciente. Quem presta o atendimento de saúde é a Clínica e seus profissionais.

3. Aceite e capacidade

3.1. Ao usar a secretarIA você declara que leu e concorda com estes Termos. No seu primeiro atendimento pelo Portal, o Assistente apresenta estes Termos e a Política de Privacidade e pede que você toque em "Concordo"; esse aceite fica registrado com data e hora e vale também para as conversas com as demais Clínicas que usam o Portal, enquanto você mantiver a mesma Conta do Portal. Se não concordar, não use a secretarIA e procure a Clínica pelos outros canais de atendimento dela.

3.2. Para a Clínica, o aceite ocorre na contratação ou no primeiro uso do Console. Quem aceita em nome da Clínica declara ter poderes para isso.

3.3. A Conta do Portal destina-se a pessoas com 18 anos ou mais. Atendimentos de crianças e adolescentes seguem a seção 7.

4. Como funciona o atendimento pelo Portal

4.1. Você entra no Portal pelo link ou código divulgado pela Clínica. Logo no início, o Assistente se identifica como assistente virtual automatizado.

4.2. O Assistente pede o seu e-mail. Se for o seu primeiro acesso ao Portal, ele pede também o seu nome e apresenta estes Termos e a Política de Privacidade para o seu aceite. Se você já tem Conta do Portal, ele pede o código enviado ao seu e-mail.

4.3. Para confirmar a sua identidade, enviamos ao seu e-mail um código de 6 dígitos, válido por 10 minutos e de uso único. Se você ainda não tem Conta do Portal, o horário escolhido fica reservado por até 10 minutos enquanto aguardamos o código; sem a confirmação dentro desse prazo, a reserva é liberada e o agendamento não é feito.

4.4. Um atendimento só está marcado quando o Assistente informa na conversa que a consulta foi confirmada ou quando você recebe o e-mail de confirmação. Em caso de dúvida, confirme diretamente com a Clínica.

4.5. Depois de marcar, você pode receber: o e-mail de confirmação; um convite do Google Agenda enviado a partir da agenda da Clínica, com lembretes; e-mails de lembrete do atendimento; e avisos por e-mail quando a Equipe da Clínica lhe enviar uma mensagem no Portal. Esses envios fazem parte do serviço de agendamento.

4.6. A Equipe da Clínica pode ler a conversa e assumir o atendimento a qualquer momento. Você também pode pedir para falar com uma pessoa; a resposta depende da disponibilidade e do horário de atendimento da Clínica.

4.7. Você pode remarcar ou cancelar pela conversa, quando a Clínica permitir. Prazos, multas, taxas, exigência de sinal e demais regras de cancelamento e de falta são definidos pela Clínica, não pela Brain.

5. Sua Conta do Portal

5.1. A Conta do Portal é identificada pelo seu e-mail e não usa senha: o acesso é confirmado por código enviado a esse e-mail. A mesma conta serve para conversar com todas as Clínicas que usam o Portal. Cada Clínica vê apenas a conversa que você teve com ela.

5.2. No seu navegador, a sessão permanece ativa por até 90 dias desde o último uso. A opção "Sair da conta" encerra a sessão em todas as Clínicas e em todos os aparelhos.

5.3. Você é responsável por informar um e-mail que seja seu e ao qual tenha acesso, por não compartilhar os códigos recebidos e por proteger o acesso à sua caixa de e-mail. Quem tiver acesso à sua caixa de e-mail poderá acessar a sua conta e as suas conversas. Se suspeitar de uso indevido, saia da conta e avise a Brain pelo contato da seção 21.

5.4. Você pode pedir o encerramento da sua Conta do Portal a qualquer momento, pelos canais indicados na Política de Privacidade.

6. Informações de saúde e arquivos

6.1. Para marcar um atendimento você não precisa contar detalhes sobre a sua saúde. Se escolher contar, essa informação fica registrada na conversa, é vista pela Equipe da Clínica e é tratada como descrito na Política de Privacidade, inclusive no processamento pelo provedor de IA.

6.2. Você pode enviar arquivos pelo Portal depois de aceitar estes Termos: imagens (JPG, PNG, WEBP ou GIF) e documentos em PDF, de até 20 MB cada, observado um limite diário de envio. O Assistente não lê o conteúdo dos arquivos: ele apenas avisa que o arquivo foi recebido, e a Equipe da Clínica decide o que fazer com ele. Não envie arquivos esperando análise imediata ou urgente.

6.3. Não envie documentos ou informações de outras pessoas sem autorização delas ou de quem as represente.

7. Agendamento para outra pessoa, crianças e adolescentes

7.1. Você pode marcar um atendimento para outra pessoa. Nesse caso o Assistente pede o nome completo de quem será atendido e a confirmação de que você tem autorização para compartilhar esses dados com a Clínica. Ao confirmar, você declara que tem essa autorização (por exemplo, como pai, mãe, responsável legal, familiar ou cuidador autorizado) e que os dados informados são verdadeiros.

7.2. O agendamento para criança ou adolescente deve ser feito por um dos pais, pelo responsável legal ou por pessoa autorizada por eles. Adolescentes devem usar a secretarIA com a participação dos pais ou responsáveis. A Clínica pode exigir, no atendimento, documentos que comprovem a responsabilidade legal.

8. Limites do Assistente

8.1. O Assistente usa inteligência artificial e pode errar: entender mal um pedido, deixar de entender uma mensagem ou apresentar uma informação imprecisa. As informações sobre serviços, valores, convênios, preparo e regras de atendimento vêm do cadastro da Clínica; em caso de divergência, vale o que a Clínica confirmar.

8.2. O Assistente não dá orientação de saúde, não analisa sintomas ou exames e não decide sobre a sua necessidade de atendimento. Se ele afirmar algo que pareça fora do que a Clínica oferece — por exemplo, um desconto, uma exceção, a cobertura de um convênio ou um resultado —, confirme com a Equipe da Clínica antes de contar com isso.

8.3. A disponibilidade de horários depende da agenda da Clínica e pode mudar até a confirmação do agendamento.

9. Regras de uso

9.1. Ao usar a secretarIA, você se compromete a não:

• informar dados falsos, de terceiros sem autorização ou se passar por outra pessoa;
• fazer reservas sem a intenção real de comparecer ou para bloquear a agenda da Clínica;
• enviar conteúdo ilegal, ofensivo, discriminatório, ameaçador ou que viole direitos de terceiros;
• enviar vírus, códigos maliciosos ou arquivos que não sejam os aceitos pelo Portal;
• usar robôs, scripts ou meios automatizados para acessar, testar ou extrair dados do Serviço;
• tentar acessar contas, conversas ou dados de outras pessoas, ou contornar limites e medidas de segurança;
• usar a secretarIA para fins diferentes do atendimento pela Clínica, como propaganda ou envio de mensagens em massa.

9.2. Em caso de descumprimento, a Brain e a Clínica podem limitar ou bloquear o acesso, encerrar a conversa e preservar os registros necessários para apuração, sem prejuízo das medidas legais cabíveis.

10. O papel da Clínica no seu atendimento

10.1. A Clínica é a responsável pelo atendimento de saúde, pela agenda, pelos valores, pelos convênios aceitos, pelas regras de cancelamento e pelas informações que cadastra na secretarIA. Ela também é a controladora dos dados pessoais do seu atendimento, nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD); a Brain atua como operadora, tratando esses dados em nome da Clínica. A Política de Privacidade explica essa divisão.

10.2. Dúvidas sobre a sua saúde, o seu atendimento, cobranças e regras da Clínica devem ser tratadas com a Clínica. Problemas com o funcionamento da secretarIA ou da Conta do Portal podem ser comunicados à Brain pelo contato da seção 21.

11. Contratação, planos e pagamento

11.1. A contratação ocorre pelo cadastro e pagamento no site ou por proposta comercial. O plano, os preços, eventuais períodos de teste e as regras de cobrança são os informados no momento da contratação e integram estes Termos.

11.2. Os pagamentos por cartão são processados pela Stripe, em ambiente da própria Stripe. A Brain não recebe nem armazena o número completo do cartão.

11.3. Em caso de falta de pagamento, a Brain poderá, após aviso, suspender o Serviço e, persistindo a inadimplência, encerrar o contrato. Reajustes de preço serão comunicados com pelo menos 30 dias de antecedência.

12. Contas da Equipe e acesso ao Console

12.1. A Clínica define quem da sua equipe terá acesso ao Console e com qual perfil, e responde pelos atos praticados com essas contas. Cabe à Clínica manter as credenciais em sigilo e revogar, pelo Console, o acesso de quem deixar de fazer parte da equipe.

12.2. Para implantar, configurar e dar suporte à secretarIA, a equipe da Brain pode acessar o Console da Clínica, limitada ao necessário para essas finalidades e sujeita a dever de sigilo.

13. Responsabilidades da Clínica

13.1. A Clínica se compromete a:

• cadastrar e manter atualizados profissionais, serviços, horários, valores, convênios, endereço, preparo e demais informações usadas pelo Assistente, que apenas repassa o que a Clínica configurou;
• conectar e manter conectadas as contas do Google Agenda da Clínica ou de seus profissionais e controlar quem tem acesso a essas agendas, onde os eventos são criados com o nome do paciente, o serviço e o convênio;
• acompanhar as conversas encaminhadas à Equipe da Clínica e responder aos pacientes em tempo razoável, entendendo que a secretarIA não substitui a sua equipe;
• garantir que dúvidas de saúde sejam respondidas por profissional habilitado e que informações clinicamente relevantes recebidas pelo chat sejam registradas no prontuário, quando cabível, conforme as normas do respectivo conselho profissional;
• garantir que a descrição da Clínica e os textos que cadastra respeitem a legislação de defesa do consumidor e as regras de publicidade do respectivo conselho profissional, como a Resolução CFM nº 2.336/2023 para médicos;
• cumprir as obrigações de controladora previstas na seção 14.

13.2. A Clínica responde pelas informações, conteúdos e instruções que fornece à secretarIA e pelas consequências de uma configuração incorreta ou desatualizada.

14. Proteção de dados: a Clínica como controladora e a Brain como operadora

14.1. Papéis. Em relação aos dados pessoais dos pacientes tratados para o atendimento e o agendamento, a Clínica é a controladora e a Brain é a operadora (art. 5º, VI e VII, da LGPD). A Brain é controladora apenas dos dados indicados na Política de Privacidade como de sua responsabilidade, como os da Conta do Portal e os de cadastro e acesso da Clínica e da sua equipe.

14.2. Instruções. A Brain trata os dados dos pacientes somente para prestar a secretarIA e segundo as instruções da Clínica (art. 39 da LGPD). São instruções da Clínica: estes Termos, a configuração feita no Console e as orientações escritas enviadas à Brain. A Brain avisará a Clínica se entender que uma instrução contraria a lei.

14.3. Obrigações da Clínica como controladora. Cabe à Clínica: definir e manter as bases legais do tratamento; informar seus pacientes sobre o uso da secretarIA, inclusive por meio da sua própria política de privacidade; atender aos pedidos dos titulares, com o apoio da Brain; e não inserir na secretarIA dados obtidos de forma ilícita.

14.4. Uso exclusivo. A Brain não usa os dados dos pacientes para finalidades próprias, não os vende, não os usa para publicidade e não os usa para treinar modelos de inteligência artificial. A Brain pode gerar contagens de uso que não identificam pacientes, para cobrança e operação do Serviço.

14.5. Sigilo e segurança. As pessoas da Brain com acesso aos dados ficam sujeitas a dever de sigilo. A Brain adota as medidas de segurança descritas na Política de Privacidade (art. 46 da LGPD).

14.6. Suboperadores. A Clínica autoriza a Brain a contratar os fornecedores listados na Política de Privacidade para executar o Serviço, inclusive fornecedores no exterior, nas condições ali descritas. A Brain informará as mudanças nessa lista por atualização da Política e, quando forem relevantes, por e-mail; se discordar de forma fundamentada, a Clínica poderá encerrar o contrato sem multa.

14.7. Pedidos dos titulares. A Brain encaminhará à Clínica, sem demora injustificada, os pedidos de titulares que receber sobre dados controlados pela Clínica e a apoiará, com os meios técnicos disponíveis, na confirmação, no acesso, na correção, na exportação e na eliminação de dados.

14.8. Incidentes. A Brain comunicará à Clínica incidentes de segurança que possam acarretar risco ou dano relevante aos pacientes sem demora injustificada, em prazo que permita à Clínica cumprir as comunicações do art. 48 da LGPD e da Resolução CD/ANPD nº 15/2024, e fornecerá as informações de que dispuser.

14.9. Fim do contrato. Encerrado o contrato, a Brain eliminará os dados dos pacientes da Clínica ou os devolverá em formato disponível, conforme a escolha da Clínica, em até 30 dias da solicitação, ressalvadas as hipóteses de conservação do art. 16 da LGPD. Registros de agenda podem ser mantidos de forma anonimizada.

14.10. Informações e responsabilidade. A Brain fornecerá à Clínica, mediante solicitação razoável, as informações necessárias para demonstrar o cumprimento destas obrigações e para a elaboração do relatório de impacto à proteção de dados da Clínica. Cada parte responde pelos danos que causar em violação à legislação de proteção de dados, nos termos dos arts. 42 a 45 da LGPD.

15. Disponibilidade, suporte e mudanças no Serviço

15.1. A Brain se empenha para manter a secretarIA disponível e funcionando corretamente, mas não garante funcionamento ininterrupto ou livre de falhas e não oferece acordo de nível de serviço (SLA), salvo se previsto em contrato específico. O Serviço pode ser interrompido para manutenção, por falhas técnicas ou por indisponibilidade de serviços de terceiros dos quais depende, como hospedagem, provedor de inteligência artificial, Google Agenda e envio de e-mails.

15.2. Se o provedor de inteligência artificial estiver indisponível, o Assistente pode continuar funcionando de forma limitada, pelos botões e listas. Se a conexão com o Google Agenda expirar ou for revogada, o Assistente não consegue consultar horários nem marcar atendimentos até que a Clínica a reconecte; a Brain avisa a Clínica por e-mail quando detecta esse problema.

15.3. A Brain pode alterar, incluir ou retirar funcionalidades. Mudanças que reduzam funcionalidade essencial do plano contratado serão comunicadas à Clínica com pelo menos 30 dias de antecedência.

15.4. O suporte às Clínicas é prestado pelo canal PREENCHER: canal de suporte às clínicas — e-mail e/ou telefone e horário de atendimento.

16. Suspensão e encerramento

16.1. A Clínica pode encerrar o contrato a qualquer momento, nas condições do plano contratado.

16.2. A Brain pode suspender ou encerrar o acesso, total ou parcialmente, em caso de falta de pagamento, violação destes Termos, risco à segurança do Serviço ou de terceiros, ou ordem de autoridade competente. Fora dessas hipóteses, a Brain pode encerrar o contrato mediante aviso com pelo menos 30 dias de antecedência.

16.3. Com o encerramento, o acesso ao Console e o atendimento aos pacientes da Clínica são interrompidos, e os dados seguem o disposto na seção 14.9.

16.4. O Paciente pode deixar de usar a secretarIA a qualquer momento. A Brain pode bloquear o acesso de quem descumprir a seção 9.

17. Propriedade intelectual

17.1. O software, as marcas "Brain" e "secretarIA", os textos padrão, o layout e os demais elementos do Serviço pertencem à Brain ou a seus licenciantes. A Brain concede à Clínica, durante o contrato, uma licença limitada, não exclusiva e intransferível para usar o Serviço conforme estes Termos.

17.2. A Clínica mantém os direitos sobre os conteúdos que fornece, como nome, descrição, logotipo e textos, e autoriza a Brain a usá-los na medida necessária para prestar o Serviço.

17.3. É proibido copiar, modificar, fazer engenharia reversa ou explorar comercialmente o Serviço fora do previsto nestes Termos.

18. Responsabilidade

18.1. A Brain responde pelo funcionamento da secretarIA nos termos destes Termos e da lei. A Brain não responde pelo atendimento de saúde, por decisões clínicas, pelas informações e regras cadastradas pela Clínica, pelo comparecimento ou não às consultas, nem por falhas causadas exclusivamente por terceiros, pelo próprio usuário ou por caso fortuito ou força maior.

18.2. Para pacientes, nada nestes Termos exclui ou limita direitos previstos no Código de Defesa do Consumidor (Lei nº 8.078/1990) ou em outra lei de ordem pública.

18.3. Para clínicas, que contratam a secretarIA para a sua atividade profissional, a responsabilidade total da Brain por danos decorrentes destes Termos fica limitada ao valor pago pela Clínica nos 12 meses anteriores ao fato, e a Brain não responde por lucros cessantes ou danos indiretos. Essa limitação não se aplica em caso de dolo ou culpa grave, nem quando a lei a proibir.

19. Comunicações

19.1. Com o Paciente, a comunicação ocorre pela própria conversa e pelo e-mail informado. Com a Clínica, pelo e-mail cadastrado e pelo Console. Mantenha esses dados atualizados.

19.2. As comunicações enviadas aos endereços informados são consideradas recebidas.

20. Alterações destes Termos

20.1. A Brain pode atualizar estes Termos, por exemplo para refletir novas funcionalidades ou mudanças na lei. A versão vigente fica sempre nesta página, com a data da última atualização.

20.2. Mudanças relevantes serão comunicadas às Clínicas por e-mail com pelo menos 15 dias de antecedência e aos Pacientes por meio razoável, como e-mail ou aviso no próprio atendimento. Quem não concordar pode deixar de usar o Serviço ou encerrar o contrato; o uso após a entrada em vigor indica concordância com a nova versão.

21. Lei aplicável, foro e contato

21.1. Estes Termos são regidos pelas leis da República Federativa do Brasil, em especial a Lei nº 13.709/2018 (LGPD), a Lei nº 12.965/2014 (Marco Civil da Internet) e, nas relações de consumo, a Lei nº 8.078/1990 (Código de Defesa do Consumidor).

21.2. Para o Paciente, é competente o foro do seu domicílio (art. 101, I, do Código de Defesa do Consumidor). Para a Clínica, fica eleito o foro da Comarca de Campos dos Goytacazes/RJ, com renúncia a qualquer outro, por mais privilegiado que seja.

21.3. Se alguma disposição destes Termos for considerada inválida, as demais continuam válidas. A tolerância com o descumprimento de qualquer disposição não significa renúncia a ela. A Brain pode ceder estes Termos em caso de reorganização societária, mantidas as garantias aqui previstas.

21.4. Fale com a Brain:

• assuntos gerais e suporte: PREENCHER: e-mail de contato da Brain;
• privacidade e proteção de dados: Encarregado(a) PREENCHER: nome do(a) Encarregado(a), pelo e-mail PREENCHER: e-mail do(a) Encarregado(a);
• correspondência: BRAIN AI INOVA SIMPLES (I.S.), Avenida Alberto Lamego, nº 555, Parque Califórnia, Campos dos Goytacazes/RJ, CEP 28.016-811.